Postup při zničení nebo poškození účetních záznamů

Účetní jednotky (§ 1 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění – dále jen „zákon o účetnictví“), jimž v důsledku živelní pohromy vymezené v § 24 odst. 10 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „živelní pohroma“), došlo ke zničení nebo poškození účetních záznamů, oznámí tuto skutečnost bez zbytečného odkladu místně příslušnému správci daně. S ohledem na povinnost účetních jednotek podle § 33 odst. 9 zákona o účetnictví, tj. zajistit ochranu účetních záznamů (§ 4 odst. 10 a 11 zákona o účetnictví) a jejich obsahu, použitých technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení před jejich zneužitím, poškozením, zničením, ztrátou nebo odcizením, je nutné v oznámení uvést důvody, proč nebylo možné zničení nebo poškození účetních záznamů předejít.

Pokud v důsledku živelní pohromy došlo ke zničení nebo poškození účetních záznamů, je účetní jednotka povinna provést opatření k obnovení průkaznosti účetnictví (§ 35 odst. 6 zákona o účetnictví). Právní předpisy v oblasti účetnictví neřeší a ani nemohou řešit, jak konkrétně provést tato opatření, protože na každou konkrétní situaci je třeba reagovat individuálně ve vztahu k rozsahu škod, objemu účetních záznamů a jejich formě a v neposlední řadě i k objektivním možnostem účetní jednotky.

Správce daně ověří tyto skutečnosti a jejich rozhodující příčiny dle konkrétních potřeb a možností, nejlépe místním šetřením, o němž podle povahy šetření sepíše protokol o místním šetření nebo úřední záznam (§ 80 odst. 3 zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů – dále jen „daňový řád“), jehož opis předá též účetní jednotce. Nezávisle na tom účetní jednotka zahájí realizaci opatření k obnovení průkaznosti účetnictví, v prvé řadě provedením inventarizace majetku a závazků, která bude v závislosti na rozsahu zničení nebo poškození účetních záznamů zároveň pro tyto účely podkladem.

Z ustanovení § 37 odst. 1 písm. a) až c) a § 37a odst. 1 písm. a) až c) zákona o účetnictví vyplývá, že příslušný správní orgán má povinnost uložit pokutu až do 6 % hodnoty aktiv celkem, pokud účetní jednotka nevede účetnictví, nebo je nezačne vést ode dne stanoveného podle § 4 odst. 1 až 7 zákona o účetnictví - v tomto nejpřísnějším režimu ovšem nelze automaticky sankcionovat případy, kdy bez vlastního zavinění dojde ke zničení či poškození účetních záznamů v důsledku živelní pohromy nebo jiné nepředvídatelné události, neboť takové případy nemůže účetní jednotka objektivně ovlivnit.

Odkazování se na zničení nebo poškození účetních záznamů živelní pohromou až v okamžiku zahájení kontrolních postupů bude bráno na zřetel pouze v odůvodněných případech. Ani podané oznámení však nevylučuje použití pomůcek při stanovení daňové povinnosti, pokud budou splněny zákonné podmínky (§ 98 odst. 1, 2 a 3 daňového řádu); míra jejich použití však bude záviset především na rozsahu neprůkazných účetních záznamů ve smyslu § 33a zákona o účetnictví, které jsou rozhodné pro správné stanovení daňové povinnosti. Důkazní břemeno ohledně prokázání jím tvrzených daňově relevantních skutečností (např. v podaném daňovém přiznání) i v takovýchto situacích leží na daňovém subjektu (§ 92 odst. 3 daňového řádu).

Obdobně mohou postupovat i poplatníci - fyzické osoby, kteří nejsou účetní jednotkou.