Informační shrnutí a odpovědi na dotazy k datovým schránkám

15. 12. 2022

aktualizace k 28. 12. 2022

K 1. lednu 2023 dochází zákonem č. 457/2022 Sb., kterým se mění zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony, k rozšíření okruhu osob, kterým se datové schránky zřizují „automaticky“ (resp. bez ohledu na vůli osoby, které je datová schránka zřizována) ze zákona. Oproti původnímu legislativnímu záměru však nebudou datové schránky (konkrétně mělo jít o datové schránky typu „datová schránka fyzické osoby“) ze zákona zřizovány nepodnikajícím fyzickým osobám. Tyto osoby si nicméně mohou o zřízení datové schránky fyzické osoby požádat.

Ke stejnému datu dochází též k novelizaci daňového řádu. V návaznosti na existenci datové schránky je i nadále (jako dosud) vznik povinnosti podat formulářová podání (zejména daňová přiznání) v elektronické podobě spojen se zpřístupněním datové schránky zřízené (zřizované) ze zákona. Novelou daňového řádu jsou z této povinnosti vyjmuty datové schránky typu „datová schránka fyzické osoby“ zřizované ze zákona, které lze znepřístupnit na žádost. Vzhledem k upuštění od legislativního záměru zřizovat ze zákona počínaje dnem 1. ledna 2023 „datové schránky fyzických osob“ se však tato výjimka zatím reálně neuplatní (resp. se momentálně nevyužije). Zpřístupnění datové schránky zřízené/zřizované na žádost povinnost podat formulářová podání v elektronické podobě dosud nezakládalo a ani po 1. lednu 2023 se s jejím založením tímto způsobem aktuálně nepočítá.

Zpřístupnění jiného typu datové schránky zřizované ze zákona, než „datové schránky fyzické osoby“, má podstatný dopad mj. na formu komunikace osob, kterým se takové datové schránky mají od 1. ledna 2023 zřizovat, s finančními úřady (a jejich územními pracovišti) a na doručování písemností těmto osobám ze strany orgánů Finanční správy ČR (tedy nejen finančních úřadů, ale i Odvolacího finančního ředitelství a Generálního finančního ředitelství). Některá podání budou tyto osoby nově povinny činit výhradně elektronicky (nikoliv výhradně datovou schránkou) a doručováno jim bude primárně prostřednictvím datové schránky.

Existence povinnosti učinit podání výhradně elektronicky se posuzuje k okamžiku, kdy je podání činěno, a to ve vztahu ke konkrétnímu podateli.

Např. byla-li datová schránka daňovému subjektu zřízena ze zákona dne 20. 7. 2022 a k jejímu zpřístupnění došlo dne 27. 7. 2022, tak neměl-li tento daňový subjekt zákonem uloženou povinnost mít účetní závěrku ověřenou auditorem a podával sám daňové přiznání např. dne 22. 7. 2022, nemusel tak učinit elektronicky. Pokud by však za tento daňový subjekt podal dne 22. 7. 2022 daňové přiznání zástupce mající k tomuto dni zpřístupněnu svoji datovou schránku zřízenou ze zákona, musel by uvedené daňové přiznání podat výhradně elektronicky.

Datové schránky podnikajících fyzických osob (typicky OSVČ) mají být podnikajícím fyzickým osobám zřizovány „automaticky“ po jejich zápisu do zákonem stanovené evidence nebo rejstříku. V případě takto zřízené datové schránky podnikající fyzické osoby se nepočítá s možností ji znepřístupnit na žádost.

Datovou schránku právnické osoby zřídí Ministerstvo vnitra „automaticky“ právnickým osobám zapsaným v registru osob, bez možnosti jejího znepřístupnění na žádost.

Změna může být problematická zejména pro Společenství vlastníků jednotek (SVJ), protože uvedená novela se dotýká i jich.

Zprávy v datové schránce jsou k dispozici po dobu 90 dnů, po této době se automaticky mažou a ke zprávám starším než 90 dní se již uživatel přímo přes datovou schránku nedostane. Má však možnost využít doplňkovou placenou službu Datový trezor, nebo si datovou zprávu stáhnout do počítače (ev. do mobilního telefonu, resp. na jakýkoli datový nosič), případně datovou zprávu archivovat na Portálu občana (bezplatná kapacita do 500 MB). Komunikace prostřednictvím datových schránek s orgány veřejné moci je bezplatná, zpoplatněná je však komerční zpráva adresovaná např. bankám, pojišťovnám, dodavatelům energií apod.

Další informace naleznete na stránce Písemnosti doručované zpřístupněnou datovou schránkou versus listinná podoba doručení.

Komplexní informace k datovým schránkám jsou v elektronické podobě zveřejněny na webové adrese https://info.mojedatovaschranka.cz a na stránkách Ministerstva vnitra na adrese https://www.mvcr.cz/clanek/datove-schranky-datove-schranky.aspx

Otázky a odpovědi

Podle stavu právních předpisů účinných k 1. 1. 2023

1.
Kdo bude mít povinně datovou schránku od 1. 1. 2023?

Gestorem datových schránek je Ministerstvo vnitra. Informace k datovým schránkám jsou v elektronické podobě zveřejněny na webové adrese https://www.datoveschranky.info a na stránkách Ministerstva vnitra na adrese https://www.mvcr.cz/clanek/datove-schranky-datove-schranky.aspx. S účinností od 1. 1. 2023 má být datová schránka „automaticky“ ze zákona zřizována:

Každé právnické osobě zapsané v registru osob – nejen právnickým osobám zřízeným zákonem, právnickým osobám zapsaným v obchodním rejstříku a organizačním složkám podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, jak tomu je v současné době (2022), ale i právnickým osobám, jako jsou např. nadace, spolky nebo společenství vlastníků.
Podnikající fyzické osobě zapsané do zákonem stanovené evidence nebo rejstříku – dosud byly datové schránky těmto osobám (typicky OSVČ) zřizovány pouze na základě jejich žádosti, nyní jim však datovou schránku „podnikající fyzické osoby“ zřídí Ministerstvo vnitra „automaticky“.

Oproti původnímu legislativnímu záměru nebudou datové schránky (konkrétně mělo jít o datové schránky typu „datová schránka fyzické osoby“) ze zákona zřizovány nepodnikajícím fyzickým osobám. Tyto osoby si nicméně mohou o zřízení datové schránky fyzické osoby požádat.

2.
Od 1. ledna 2023 na mě padne povinnost mít datovou schránku – kde a jak si jí zřídím?

Datovou schránku v takovém případě zřídí Ministerstvo vnitra automaticky, tedy aniž by se podávala žádost o její zřízení. Informace k datovým schránkám jsou v elektronické podobě zveřejněny na webové adrese https://www.datoveschranky.info a na stránkách Ministerstva vnitra na adrese https://www.mvcr.cz/clanek/datove-schranky-datove-schranky.aspx.

3.
Jak si zruším datovou schránku?

O zrušení datové schránky není možné žádat, v některých případech je však možné požádat Ministerstvo vnitra o její znepřístupnění (ve své podstatě o deaktivaci). Na základě žádosti lze datovou schránku znepřístupnit jde-li o datovou schránku zřizovanou na žádost (nikoli „automaticky“ ze zákona). Informace k datovým schránkám jsou v elektronické podobě zveřejněny webové adrese https://www.datoveschranky.info a na stránkách Ministerstva vnitra na adrese https://www.mvcr.cz/clanek/datove-schranky-datove-schranky.aspx.

4.
Může mi někdo datovou schránku obstarávat?

Toto možné je. Konkrétní informace jsou dostupné v Provozním řádu ISDS dostupném např. prostřednictvím webové adresy https://info.mojedatovaschranka.cz/info/cs/81.html

5.
Hrozí mi od finančního úřadu pokuty, pokud s ním nebudu po 1. 1. 2023 komunikovat přes datovou schránku?

Nevyužívání zpřístupněné datové schránky zřízené ze zákona, kterou nelze znepřístupnit na žádost, ke komunikaci s finančními úřady (a jejich územními pracovišti) sice samo o sobě není důvodem pro uložení pokuty, může to však mít jiné důsledky.

Právní předpisy v některých případech stanoví povinnost komunikovat se správcem daně (slovy zákona „činit podání“) výhradně elektronicky. Tuto povinnost lze splnit právě např. komunikováním (např. zasláním daňového přiznání) prostřednictvím datové schránky, ale i jinými připuštěnými způsoby elektronické komunikace na dálku (lze doporučit využít aplikaci Elektronická podání pro Finanční správu nebo aplikaci Online finanční úřad – obě jsou dostupné např. prostřednictvím www.mojedane.cz).

Není-li podání učiněno elektronicky, ačkoli jiná forma, než elektronická není pro jeho učinění v daném případě připuštěna, může to vést ke vzniku povinnosti uhradit pokutu, nestanoví-li právní předpisy jiný následek (např. neúčinnost takového podání, na které se zjednodušeně řečeno hledí tak, jako by nebylo učiněno).

6.
Pokud mi má být automaticky datová schránka zřízena do 31. března 2023 – musím už za rok 2022 podat daňové přiznání k dani z příjmů elektronicky a vyčkat s jeho podáním do zřízení datové schránky, nebo mohu ještě podat přiznání na papírovém formuláři? A musím čekat na zaslání přístupových údajů do datové schránky?

Dokud podateli nevznikla povinnost podat daňové přiznání k dani z příjmů výhradně elektronicky (viz další odstavce), může k jeho podání zvolit listinnou (papírovou) formu a v listinné formě ho podat, i kdyby již reálně očekával, že mu povinnost podat toto daňové přiznání výhradně elektronicky (klidně i v brzké době) vznikne. S podáním daňového přiznání tak nemusí vyčkat do okamžiku sdělení přístupových údajů do jemu nově zřizované datové schránky, jak se o tom zmiňujete ve Vašem dotaze.

Další souvislosti:

Z pohledu vzniku povinnosti podat daňové přiznání elektronicky v návaznosti na existenci datové schránky není již dnes podle účinné právní úpravy rozhodný okamžik zřízení datové schránky zřízené ze zákona (datová schránka zřízená na žádost povinnost podat daňové přiznání výlučně elektronicky nezakládá), ale až její zpřístupnění.

Ke zpřístupnění datové schránky zřízené ze zákona dojde prvním přihlášením některé z osob definovaných zákonem o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (přístupové údaje zasílá Ministerstvo vnitra bezodkladně po zřízení datové schránky), nejpozději však patnáctým dnem po dni doručení přístupových údajů těmto osobám.

Existence povinnosti podat přiznání výhradně elektronicky se posuzuje k okamžiku, kdy je daňové přiznání podáváno, a to ve vztahu ke konkrétnímu podateli.

Povinnost podat daňové přiznání výhradně elektronicky ve formě datové zprávy vzniká nejen zpřístupněním datové schránky zřízené ze zákona, ale i uložením zákonné povinnosti mít účetní závěrku ověřenou auditorem.

K 1. lednu 2023 dochází k novelizaci daňového řádu. V návaznosti na existenci datové schránky je i nadále (jako dosud) vznik povinnosti podat formulářová podání (zejména daňová přiznání) v elektronické podobě spojen se zpřístupněním datové schránky zřízené (zřizované) ze zákona (zpřístupnění datové schránky zřízené/zřizované na žádost takovou povinnost dosud nezakládalo a ani po 1. lednu 2023 se s jejím založením tímto způsobem aktuálně nepočítá). Novelou daňového řádu jsou z této povinnosti s účinností od 1. ledna 2023 vyjmuty datové schránky fyzické osoby zřizované ze zákona, které lze znepřístupnit na žádost (vzhledem k upuštění od legislativního záměru zřizovat ze zákona počínaje dnem 1. ledna 2023 „datové schránky fyzických osob“ se však tato výjimka zatím reálně neuplatní, resp. se momentálně nevyužije).

Např. pokud by byla datová schránka podnikající fyzické osoby zřízena daňovému subjektu ze zákona dne 12. 2. 2023 a k jejímu zpřístupnění by došlo 20. 2. 2023, přitom tento daňový subjekt by chtěl podat daňové přiznání sám, tak by měl povinnost podat daňové přiznání výhradně elektronicky počínaje (bez zohlednění povinnosti ověřené účetní závěrky) dnem 20. 2. 2023.

7.
Musím v letošním roce (2023) čekat na zřízení schránky, nebo mohu podat daňové přiznání na papírovém formuláři?

Daňové přiznání k dani z přidané hodnoty lze podat výhradně elektronicky. Pro určení okamžiku, od kterého podateli vzniká povinnost podat výhradně elektronicky daňové přiznání k jiné dani, platí vše uvedené v odpovědi na dotaz č. 6). Samotné zřízení datové schránky povinnost podat daňové přiznání výhradně elektronicky nezakládá.

8.
Co se stane, když mi bude zřízena schránka až 31. 3. 2023 a já ten den budu odevzdávat daňové přiznání na papírovém formuláři? Bude mé podání platné?

9.
Má pouze úřad povinnost směrem k občanovi použít datovou schránku, nebo je možné i nadále řešit úřední úkony papírově?

V některých případech právní předpisy vyžadují, aby podání bylo činěno výhradně elektronickou formou. Tak je tomu např. v případě daňového přiznání podávaného osobou se zpřístupněnou datovou schránkou zřízenou/zřizovanou ze zákona, nebo (vždy) v případě daňového přiznání k dani z přidané hodnoty. Ostatní úkony je i nadále možné řešit v „papírové“ podobě, nicméně elektronickou komunikaci lze i v takových případech jedině doporučit – velmi nápomocná v tomto může být Daňová informační schránka plus, dostupná např. i díky přístupovým údajům k datové schránce na www.mojedane.cz.

10.
Ten, kdo má datovou schránku, musí daňové přiznání podávat právě tou datovou schránkou?

K podání daňového přiznání finančnímu úřadu v elektronické formě může osoba se zpřístupněnou datovou schránkou využít nejen datovou schránku, ale i některý z jiných možných způsobů elektronické komunikace na dálku.

Pro podání daňových přiznání k daním spravovaným finančními úřady lze doporučit využít aplikaci Elektronická podání pro Finanční správu nebo aplikaci Online finanční úřad (obě jsou dostupné např. prostřednictvím www.mojedane.cz).

11.
Pokud mám datovou schránku (zřízenou ze zákona), může za mě nadále podávat daňová přiznání můj účetní/daňový poradce?

Zpřístupnění (a ani zřízení – viz dále) datové schránky samo o sobě nebrání tomu, aby daňové přiznání osoby, které byla datová schránka zpřístupněna, bylo podáno prostřednictvím jejího účetního/daňového poradce (zástupce).

12.
Kde mohu srozumitelně nalézt všechny daňové povinnosti pro držitele datových schránek?

Zpřístupnění datové schránky může mít v konkrétním případě dopad na formu komunikace osob se zpřístupněnou datovou schránkou s finančními úřady (a jejich územními pracovišti) a na doručování písemností těmto osobám ze strany orgánů Finanční správy ČR (tedy nejen finančních úřadů, ale i Odvolacího finančního ředitelství a Generálního finančního ředitelství). Některá podání jsou tyto osoby povinny činit výhradně elektronicky (nikoliv však výhradně datovou schránkou) a doručováno jim bude primárně prostřednictvím datové schránky. V podrobnostech lze odkázat na Metodický pokyn k elektronickému podání při správě daní dostupný na adrese https://www.financnisprava.cz/cs/dane/danovy-proces/metodika/metodika

V návaznosti na existenci datové schránky je i nadále (jako dosud) vznik povinnosti podat formulářová podání (zejména daňová přiznání) v elektronické podobě spojen se zpřístupněním datové schránky zřízené (zřizované) ze zákona (zpřístupnění datové schránky zřízené/zřizované na žádost takovou povinnost dosud nezakládalo a ani po 1. lednu 2023 se s jejím založením tímto způsobem aktuálně nepočítá). Novelou daňového řádu jsou z této povinnosti s účinností od 1. ledna 2023 vyjmuty datové schránky fyzické osoby zřizované ze zákona, které lze znepřístupnit na žádost (vzhledem k upuštění od legislativního záměru zřizovat ze zákona počínaje dnem 1. ledna 2023 „datové schránky fyzických osob“ se však tato výjimka zatím reálně neuplatní, resp. se momentálně nevyužije).

13.
Jsem OSVČ a využívám služeb účetního/daňového poradce k vyřizování mých daňových povinností a po prvním čtvrtletí 2023 mi bude automaticky zřízena datová schránka ze zákona. Budu moci nadále využívat služby svého účetního/daňového poradce k vyřizování mých daňových povinností, i když budu nově držitelem datové schránky ze zákona? Nebo budu muset nově plnit své daňové povinnosti pouze elektronicky např. daňové přiznání prostřednictvím nově zřízené datové schránky ze zákona nebo přes portál Moje daně bez využití služeb mého účetního/daňového poradce?

Zpřístupnění (a ani zřízení) datové schránky samo o sobě nebrání tomu, aby daňové přiznání osoby, které byla datová schránka zpřístupněna, bylo podáno prostřednictvím jejího účetního/daňového poradce.

14.
Budu-li mít živnost stále přerušenou a například nastoupím do zaměstnání, nebrání moje datová schránka jako OSVČ například tomu, aby za mě zaměstnavatel provedl roční zúčtování daně nebo jiné úkony? Případně pokud bych měl povinnost podat daňové přiznání, ale ne jako OSVČ, ale jako zaměstnanec, schránku pro tyto účely využívat nebudu?

Zpřístupnění (a ani zřízení) datové schránky (a to ani datové schránky podnikající fyzické osoby zřízené osobě samostatně výdělečně činné – OSVČ) nebrání tomu, aby osobě, které byla datová schránka zpřístupněna, provedl zaměstnavatel roční zúčtování daně, ev. jiné s tím související úkony. Pokud by tato osoba chtěla podat daňové přiznání k dani z příjmů sama za sebe – zaměstnance, může tak učinit a není vyžadováno, aby k tomu využila svoji datovou schránku.

15.
Lze použít datovou schránku zřízenou pro soukromou osobu (mojí) i pro odeslání např. Hlášení na úřad nebo daňového přiznání OSVČ? Nebo ji dokonce použít musím, i když není primárně založena pro OSVČ? Našla jsem informace, že pokud mám dvě schránky, tak mi úřad má doručovat soukromé věci do té soukromé a zprávy k podnikání do té OSVČ. Současně bylo ale uvedeno, že pokud se úředník splete a použije špatnou schránku, považuje se i tak za zprávu doručenou. Otázka tedy je, zda to platí i opačně, pokud jako občan použiji k elektronické komunikaci schránku soukromou k podání přiznání například jako identifikovaná osoba k DPH bude to považováno za regulérní doručení DS a nemusím tedy na úřad s písemným potvrzením podání?

Fyzická osoba se zpřístupněnou datovou schránkou (nepodnikající) fyzické osoby může (ale nemusí) tuto datovou schránku obecně využít i pro podání v daňových věcech týkajících se její podnikatelské činnosti.

Pokud by měla zpřístupněnu i datovou schránku podnikající fyzické osoby, tak platí, že se zpřístupněním datové schránky podnikající fyzické osoby je spojena povinnost osoby s touto zpřístupněnou datovou schránkou činit formulářová podání (typicky podat daňové přiznání) ve vztahu k těm podáním, která se vztahují k činnosti, ve které alespoň částečně vystupuje jako podnikající fyzická osoba (tedy např. jde-li o přiznání k dani z příjmů fyzických osob podávané za příjmy související s její podnikatelskou činností). V takovém případě nicméně lze k podání daňového přiznání finančnímu úřadu v elektronické formě využít nejen datovou schránku, ale i některý z jiných možných způsobů elektronické komunikace na dálku.

Pro podání daňových přiznání k daním spravovaným finančními úřady lze doporučit aplikaci Online finanční úřad (dostupnou na www.mojedane.cz).

16.
Pro komunikaci s úřady a dalšími institucemi se dá využít datová schránka, ale pokud bych potřeboval od pracovníka příslušného úřadu poradit s problémem, mohu i nadále fyzicky využívat služeb všech úřadů nebo díky založení datové schránky již toto není možné? Dále pokud chci zřídit datovou schránku a jsem zaměstnanec, kdy mi roční daňové přiznání doposud dělá zaměstnavatel, zůstává toto i nadále nebo jsem povinen podávat daňové přiznání podávat prostřednictvím datové schránky.

Zpřístupnění datové schránky obecně nebrání tomu, aby držitel datové schránky osobně navštívil finanční úřad nebo jiný orgán Finanční správy ČR. Pokud by však chtěl učinit podání (např. podat daňové přiznání), může být se zpřístupněním datové schránky spojena povinnost učinit takové podání výhradně elektronicky (ne však nutně prostřednictvím datové schránky). V podrobnostech viz odpověď na dotaz č. 12.